CÓDIGO DE CONDUCTA DE PROVEEDORES.

1. INTRODUCCIÓN

Trilliant Networks Inc. (“Trilliant”) está comprometida con los más altos estándares de calidad y seguridad de la información, conducta ética, responsabilidad social y ambiental. Nuestro compromiso con el Pacto Mundial de las Naciones Unidas, los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas y las certificaciones ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 e ISO 45001, EcoResponsible y EcoVadis son testimonio de los estándares y principios que impulsan nuestras prácticas y nuestra cultura.

Esperamos que nuestros Proveedores aspiren a estos mismos estándares en sus operaciones comerciales y que cuenten con sus propias políticas y procesos para abordar los asuntos detallados en este documento. En consecuencia, Trilliant ha creado este “Código de conducta para proveedores”, que establece los estándares que se esperan de cualquier proveedor que haga negocios con Trilliant.

“Proveedor” se refiere a cualquier empresa o individuo que proporcione un producto o servicio o realice cualquier actividad para o en nombre de Trilliant, ya sea directa o indirectamente.

“Representante del Proveedor” significa cualquier persona que trabaja para un Proveedor, ya sea bajo un contrato de trabajo o cualquier otro contrato (escrito u oral) en el que una persona se compromete a realizar cualquier trabajo o servicio para el Proveedor e incluye, entre otros, los directores del Proveedor, funcionarios, directores, empleados y contratistas independientes.

2. ACCESO A SISTEMAS Y RED

El acceso a los sistemas y datos de Trilliant está restringido únicamente a aquellos sistemas y datos aprobados por Trilliant y necesarios para realizar los servicios acordados. Cualquier Representante del proveedor que esté autorizado para acceder a los sistemas de Trilliant deberá cumplir con la Política de Uso de Trilliant que se le proporcionará a dicho Representante del proveedor. Cualquier intento de acceder a datos no autorizados al Proveedor es una violación de la Política de seguridad de la información de Trilliant.

Si Trilliant se entera de que un Representante del proveedor intenta acceder a los sistemas para los que no está autorizado, Trilliant tomará medidas inmediatas, que pueden incluir (a) sacar al Representante del proveedor de las instalaciones de Trilliant; (b) cancelar el acceso del Representante del Proveedor; (c) rescindir el contrato de servicios del Proveedor con Trilliant.

Los códigos de acceso y las contraseñas no se pueden compartir ni comunicar a ninguna otra persona que no sea la persona a quien se le asigna el acceso. El hecho de compartir estas credenciales puede dar lugar a la terminación unilateral del acceso de los Representantes del Proveedor y del contrato de servicios del Proveedor con Trilliant.

Todas las conexiones de extranet (aquellas conexiones que no están ubicadas físicamente en o dentro de un sitio de Trilliant) deben tener un plan de seguridad que a su iniciativa y sin que le sea requerido por Trilliant, debe presentar el Proveedor para ser aprobado por Trilliant antes de que se pueda establecer y utilizar la conexión. Todo el hardware propiedad de Trilliant y/o el hardware proporcionado por el Proveedor utilizado por el Proveedor para acceder a los sistemas de Trilliant (incluido el acceso remoto) estará sujeto a una revisión de fortalecimiento del sistema y medidas de prueba de vulnerabilidad realizadas por los equipos de seguridad de la información de Trilliant y, si es necesario, Trilliant puede solicitar que se agreguen medidas o que se cambien las configuraciones para garantizar que los dispositivos cumplan con los requisitos de seguridad de Trilliant.

No se considerará que los requisitos anteriores limitan, de ninguna manera, las representaciones, garantías o convenios con respecto a TI, la seguridad de los datos y la confidencialidad incluidos en cualquier acuerdo entre el Proveedor y Trilliant.

3. USO DE PROPIEDAD TRILLANT

El proveedor es responsable del uso adecuado de la propiedad de Trilliant y debe protegerla contra pérdida, daño, mal uso o robo. La propiedad de Trilliant se proporciona al Proveedor únicamente para los fines contractuales. El uso personal de los equipos de Trilliant, como teléfonos y computadoras, debe reducirse al mínimo. Cualquier duplicación y uso no autorizado del software es una violación a la normatividad de los Estados Unidos y colombiana sobre Propiedad Intelectual y podrá constituirse en delito. Por lo tanto, todas las actividades de Internet, intranet y correo electrónico que utilicen los sistemas de Trilliant deben realizarse exclusivamente para los fines legítimos que estén directamente relacionados con los servicios que el Proveedor realiza para Trilliant en el marco del contrato. El proveedor por sí mismo o por interpuesta persona, no puede publicar, entregar, utilizar, explotar, ni discutir ninguna clase de información incluyendo la comercial o administrativa relacionada con Trilliant.

4. PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE DATOS 

Los proveedores deben cumplir con las leyes y reglamentaciones de privacidad y protección de datos aplicables en los respectivos países de operación, así como asegurar los datos confidenciales de Trilliant y los datos personales de personas naturales, prohibiéndose su acceso y/o uso no autorizado.

5. ESTÁNDARES ÉTICOS

Trilliant busca identificar Proveedores que realicen negocios con estándares éticos consistentes con los suyos. El proveedor debe cumplir con las siguientes normas y pautas éticas:

• Obedecer todas las leyes pertinentes.
• Tratar a los demás de manera justa, con dignidad y respeto.
• Preparar todos los registros de las transacciones financieras con cuidado y precisión.
• Informar las condiciones financieras y los resultados de las operaciones, con honestidad y prontitud.
• Tratar de manera honesta y justa a los clientes, empleados, proveedores y socios.
• Evitar conflictos de intereses reales y potenciales.
• Abstenerse de la entrega y recepción indebida de regalos o prebendas.
• Proteger los activos de Trilliant.
• Proteger la reputación de Trilliant.
• Separar las actividades políticas y personales de los negocios de Trilliant.
• Reportar las violaciones observadas de las normas legales y éticas.

6. SALUD Y SEGURIDAD

Trilliant espera que sus Proveedores se esfuercen por implementar los estándares de salud y seguridad ocupacional a un alto nivel. El proveedor cumple con las normas de seguridad y salud ocupacional aplicables y proporciona un entorno de trabajo seguro y propicio para la buena salud, para preservar la salud de los empleados y prevenir accidentes, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo.

Trilliant mantiene un ambiente de trabajo libre de drogas y alcohol. Ningún Proveedor o Representante del Proveedor tiene permitido poseer, consumir, vender o estar bajo la influencia del alcohol y las drogas ilegales (y las drogas legales que no se usan de manera consistente con los requisitos de dosificación) mientras se encuentre en cualquier instalación de Trilliant. Cualquier proveedor que viole esta política puede ser expulsado de las instalaciones de la empresa y no se le permitirá volver a ingresar a las instalaciones de Trilliant.

Las armas de fuego y cualquier otra arma no están permitidas en ninguna de las instalaciones de Trilliant y no se pueden llevar cuando se realizan negocios de Trilliant. El comportamiento violento o abusivo no será tolerado en Trilliant. Cualquier representante del proveedor que participe en dicha conducta puede ser expulsado de las instalaciones y no se le permitirá volver a ingresar a las instalaciones de Trilliant.

7. PROHIBICIONES CONTRA LA DISCRIMINACIÓN Y EL ACOSO

Trilliant no tolera la discriminación o el acoso ilegales en el lugar de trabajo. El proveedor no debe participar en ninguna conducta discriminatoria o de acoso en las instalaciones de Trilliant o dirigida a cualquier persona en el lugar de trabajo. Se prohíbe categóricamente la discriminación o el acoso por motivos de raza, color, religión, origen nacional, ciudadanía, ascendencia, género, embarazo, identidad de género, edad, discapacidad, estado civil, orientación sexual u otra característica o estado protegido.

El acoso sexual se materializa a través de insinuaciones o solicitudes (“Conducta”) que tengan por objeto o por efecto acceder a favores sexuales o físicos cuando se está ante cualquiera de los siguientes casos: (i) la sumisión a la Conducta acaece como producto de un término o una condición de empleo o trabajo impuesta explícita o implícitamente por el autor de la Conducta; (ii) el sometimiento o rechazo a tal Conducta afecta las oportunidades o condiciones de empleo; o (iii) dicha Conducta interfiere con el trabajo de una persona o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo.

Trilliant puede, a su sola y absoluta discreción, sacar de las instalaciones a cualquier Proveedor o representante de éste, que incurra en una conducta infractora. El Proveedor debe informar de inmediato cualquier comportamiento ofensivo, ya sea que dicho comportamiento esté dirigido al Proveedor o a los empleados de Trilliant, y notificando al menos al Interventor del contrato celebrado con Trilliant.

8.  CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES LABORALES; NORMAS LABORALES

El proveedor deberá cumplir con todas las leyes aplicables a su negocio. El proveedor debe apoyar los principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y la Declaración de la Organización Internacional del Trabajo de 1998 sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo, de conformidad con la legislación y la práctica nacionales.

TRABAJO INFANTIL. Los proveedores tienen prohibido utilizar trabajadores menores de la edad legal para trabajar en cualquier país o jurisdicción local donde el proveedor realice trabajos para Trilliant, salvo que cuente con los permisos exigidos por la ley vigente expedido por la autoridad competente. Si la ley del país del Proveedor no define la edad mínima de empleo, la edad mínima de empleo será de 18 años. En los casos en que se autorice a trabajar a menores de edad, esperamos que nuestros Proveedores cumplan con todos los requisitos legales, en particular los relacionados con las horas de trabajo, los salarios, la educación mínima y las condiciones de trabajo.

TRABAJO FORZADO. El proveedor no empleará ni utilizará ninguna forma de trabajo forzado ni en condiciones de servidumbre, u otras formas de esclavitud o trata de personas, y tomará todas las medidas razonables para garantizar que no exista ninguna forma de trabajo forzado, en condiciones de servidumbre u otras formas de esclavitud, o trata de personas empleada o utilizada dentro de su negocio o en sus cadenas de suministro.

REMUNERACIÓN Y HORAS DE TRABAJO. El proveedor deberá cumplir con las leyes y regulaciones nacionales respectivas con respecto a las horas de trabajo, salarios y beneficios.

PRÁCTICAS DISCIPLINARIAS/COERCIÓN. Trilliant cree firmemente que todas las personas deben ser tratadas con dignidad. Los proveedores no infligirán ni amenazarán con infligir castigos corporales ni ninguna otra forma de abuso o acoso físico, sexual, psicológico o verbal a ningún empleado.

LIBERTAD DE ASOCIACIÓN. Los Representantes de proveedores tendrán la libertad de unirse a organizaciones de su propia elección. Los proveedores respetarán y reconocerán el derecho de los empleados a unirse y organizar asociaciones de su propia elección y negociar colectivamente. Los empleados no estarán sujetos a intimidación o acoso en el ejercicio de su derecho a unirse o abstenerse de unirse a cualquier organización.

9. AMBIENTE

El proveedor deberá cumplir con todas las leyes, reglamentos y normas ambientales aplicables, así como implementar un sistema eficaz para identificar y eliminar los peligros potenciales para el medio ambiente. Siempre que sea posible, los proveedores deben apoyar un enfoque preventivo en materia ambiental y emprender iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental.

10. PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD

Trilliant busca trabajar con proveedores que se asocien con gobiernos y comunidades locales para mejorar el bienestar educativo, cultural, económico y social de las comunidades en las que viven y sirven.

11. REGALOS; CONFLICTOS DE INTERÉS

Los empleados de Trilliant no pueden aceptar obsequios, gratificaciones o entretenimiento excesivo (es decir, más allá de las cortesías comerciales nominales y convencionales, como un almuerzo ocasional) de ninguna persona u organización con la que Trilliant tenga tratos comerciales y el Proveedor se abstendrá de dar obsequios, pagos o similares que violarían o podrían ser percibidos como una infracción de esta política. El Proveedor debe además abstenerse de aceptar u otorgar obsequios, favores, pagos, entretenimiento, préstamos o similares con el fin de obtener una ventaja o influencia indebida para el Proveedor, Trilliant o cualquier tercero.

El Proveedor debe divulgar todos los posibles conflictos de intereses, incluidos aquellos en los que el Proveedor pueda haber sido colocado inadvertidamente debido a relaciones comerciales o personales con clientes, proveedores, socios comerciales o competidores de Trilliant, o con otros empleados de Trilliant. Los empleados del Proveedor no pueden actuar en nombre de Trilliant en ninguna transacción o relación comercial que los involucre a ellos mismos o a miembros de su familia, u otras personas u organizaciones con las que ellos o su familia tengan una conexión personal significativa o un interés financiero.

12. LA INTEGRIDAD DEL NEGOCIO; CORRUPCIÓN

La corrupción, el soborno, la extorsión y la malversación de fondos, en cualquiera de sus formas, están estrictamente prohibidos. Los proveedores no violarán las normas colombianas, del Reino Unido, de Estados Unidos y de los países donde realice negocios, relacionadas con soborno, lavado de activos, trata de personas y financiación del terrorismo, así como tampoco violará ninguna convención internacional anticorrupción y lavado de activos ni las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables de los países en los que operan. Tampoco participarán en actos de corrupción, soborno, extorsión o malversación de fondos en cualquier forma. Los proveedores no ofrecerán ni aceptarán sobornos u otros medios para obtener una ventaja indebida o inapropiada. Los proveedores deben mantener estándares comerciales justos en publicidad, ventas y competencia.

13. FRAUDE E INVESTIGACIONES

Se espera que el Proveedor coopere con los investigadores de Trilliant, las fuerzas del orden y las agencias reguladoras en el caso de que se investigue cualquier irregularidad por parte del Proveedor o de terceros. Esta cooperación incluye denunciar infracciones de la ley y cooperar con los organismos encargados de hacer cumplir la ley en sus esfuerzos de enjuiciamiento. En caso de que el Proveedor reciba citaciones, solicitudes reglamentarias, consultas de los medios u otras solicitudes de terceros relacionadas con Trilliant, el Proveedor deberá remitir inmediatamente dicho asunto a Trilliant, en la medida en que lo permita la ley.

14. REPRESENTACIÓN DEL TRILLANTE

El Proveedor no puede presentarse a sí mismo como empleado o funcionario de Trilliant ni celebrar ningún acuerdo en nombre de Trilliant.

15. CUMPLIMIENTO

Trilliant se reserva el derecho de solicitar al Proveedor que reafirme el cumplimiento de este Código de conducta periódicamente, de investigar el cumplimiento del Proveedor con este Código de conducta en cualquier momento y de retirar inmediatamente al Proveedor o a sus representantes, de las instalaciones de Trilliant y/o rescindir el contrato de servicios relacionados con el Proveedor en caso de incumplimiento.

16. COMUNICACIÓN

El proveedor debe tomar las medidas adecuadas para garantizar que los principios de este Código se comuniquen a sus empleados y a lo largo de sus propias cadenas de suministro. El proveedor también debe tomar las medidas adecuadas para garantizar que los principios de este Código sean adoptados y aplicados por sus empleados, proveedores, agentes y contratistas en la medida aplicable.

17. APLICACIÓN

Si Trilliant determina que algún Proveedor ha violado este Código, Trilliant puede terminar unilateralmente los contratos que con éste tenga bajo la relación comercial, o solicitar al Proveedor que implemente un plan de acción correctivo. Si se recomienda una acción correctiva, pero no se toma, Trilliant suspenderá la realización de pedidos futuros y terminará su relación comercial con el Proveedor.

18. INFORMAR INQUIETUDES 

Las infracciones materiales reales o presuntas por parte de un proveedor de este Código de conducta para proveedores o cualquier otra infracción grave que pueda dañar a nuestros clientes, a los empleados de Trilliant o a Trilliant como empresa deben comunicarse con su contacto de Trilliant, así como al interventor del Contrato e igualmente por correo electrónico a Info.colombia@trilliant.com y a legal@trilliant.com

19. CAMBIOS AL CÓDIGO DE CONDUCTA DE PROVEEDORES

Esta Política de Código de conducta para proveedores puede ser revisada o actualizada por Trilliant de vez en cuando. En la medida en que exista un conflicto entre este Código de conducta para proveedores y cualquier ley o disposición aplicable de cualquier acuerdo entre Trilliant y el Proveedor, se aplicará la ley o el acuerdo aplicable.